Organizacioni dizajn i usvajanje principa

Šta je organizacioni dizajn i kako se on kreira? Zašto je uvođenje organizacionog dizajna važno, koliki značaj ima za organizaciju i šta taj proces podrazumeva? Na ova pitanja, kao i mnoga druga vezana za temu od velikog značaja u poslovanju, odgovore i primere dali su Zvezdan Horvat, Professional Director for Central Europe, Adizes SEE, i Ivan Stefanović, Head of Strategic Programs Office, Hyperoptic Ltd, na predavanju „Organizacioni dizajn“, u okviru SAM Akademije održane 11. septembra u hotelu Hyatt.

„Svaki sistem je savršeno dizajniran da dobije rezultate koje dobija“- Edvards Deming

Organizacioni dizajn je proces kreiranja organizacione strukture, odnosno oblikovanja i usklađivanja svih elemenata u organizaciji, kako bi se dostigli definisani ciljevi, uvažavajući specifičnost konteksta (situacije). To je proces konfigurisanja strukture, procesa u organizaciji, sistema nagrađivanja i praksi u vezi sa zaposlenima, a sve to u cilju stvaranja efektivne organizacije sposobne za realizovanje postavljene strategije. „Svaki sistem je savršeno dizajniran da dobije rezultate koje dobija“, kaže Edvards Deming, što se odnosi na to da je svaka firma u stvari koncipirana tako da dobija određeni rezultat. Kada je cilj da se promeni rezultat – mora se promeniti i sistem.

Principi i pravila organizacionog dizajna

Organizacioni dizajn je vremenom prolazio kroz različite trendove koji su se menjali: od plemenskih saveza, grupa koje su imale vođu, preko formalno uređenih organizacija sa sistemima supervizije, da bi se sa industrijskom revolucijom pretočio u poslovne organizacije. Sve se dalje menjalo sa kompleksnošću poslovanja a ističu se ključna pitanja:

• GDE idemo?
• KAKO da povežemo različite elemente, kako bismo na najbolji mogući način stigli tamo gde smo krenuli?

Organizacioni dizajn sadrži set principa i pravila koje je potrebno ispoštovati kako bi se stiglo do dobrog, željenog rezultata. Dizajn je usmeren strategijom, operativnim kontekstom ali i okruženjem. Važno je istaći da strategija koja ima samo ciljeve, a ne i inicijativu, nije strategija, jer ona mora imati i ceo operativni sistem. Kada se radi organizacioni dizajn, važno je imati takozvani holistički pogled, moramo gledati celinu a ne samo organizacione segmente, jer sve je povezano. Potrebno je ostati na oprezu zbog promena konteksta koji se stalno menja, koji treba pratiti. Ne postoji jedno pravo rešenje u smislu rezultata organizacionog dizajna ali postoji pravi pristup u realizaciji responzivnog i fleksibilnog organizacionog dizajna.

Galbrajtov model zvezde

Galbrajtov model zvezde je jedan od popularnih modela organizacionog dizajna. On kaže: da bismo ostvarili određenu strategiju, moramo da imamo određenu strukturu, moramo da imamo odgovarajuće procese i sisteme da bismo tu strukturu uvezali, i moramo da imamo adekvatan sistem nagrađivanja i adekvatne ljude. Ovaj model odlikuje jednostavnost ali mu nedostaje organizaciona kultura, koja treba da prožima svih pet komponenata da bi dala pun smisao organizaciji.

Tri koraka u pristupu organizacionom dizajnu

Postoje tri glavna koraka u pristupu organizacionom dizajnu:

1. ODLUČITI - da li je organizacioni dizajn pravo rešenje u posmatranom kontekstu i kako će to dodati vrednost i usmeriti napore prema dolasku do rešenja?
2. DIZAJNIRATI - stanje organizacije i implementirati dizajn kroz testiranje i validaciju na relaciji sa svim stejkholderima
3. ISPORUČITI - kroz unapred definisane aktivnosti implementacije, kako bi se ostvarili benefiti dizajna

Organizacija - odgovornost, nadležnost, posvećenost

Kada govorimo o organizaciji, mislimo zapravo na odgovornost, nadležnost, posvećenost, angažovanost. Kako god to nazvali, odnosi se na potrebu da ljudi znaju šta rade, kako da budu posvećeni i da imaju želju za radom. Odgovornost je stav pojedinca prema poslu, koji je sam mora razviti, niko mu je ne može dodeliti. Odgovornost zavisi od toga da li čovek zna šta treba da uradi, da li to može i da li će biti nagrađen. 

Kada čovek zna šta treba da uradi, može to da uradi ali neće biti nagrađen – posvećenost na početku možda nije mala ali ako nema nagrade, ona opada, jer se pojedinac nada tome. Kada čovek zna šta treba da uradi, ne može da uradi ali zna da će biti nagrađen, posvećenost firmi je mala. Šta god da je u ovoj postavci na najnižem nivou, na tom nivou će se bazirati posvećenost.

Preostalo je da se te vrednosti u organizaciji zajedno podižu, a to su: misija – kuda idemo, šta ćemo da radimo; struktura – da li planiramo, da li imamo izveštaje, mere i nagrade; sistem praćenja izršenja; nagrade.

Razdvajanje kratkoročnih i dugoročnih ciljeva i decentralizacija

Kada se u toku životnog ciklusa, u jednom trenutku nešto preraste, mora se razdvojiti ono što je kratkoročno od onoga što je dugoročno u poslu. Generalni direktor ne može sve raditi sam jer ako se bavi samo operativom a ne dugoročnim planovima, firma ne ide u dobrom smeru. Kada posao raste potrebno je biznise razdvojiti i tako će nastati biznis unutar biznisa, što je bolje za funkcionalnost. Razdvajanjem kratkoročnih i dugoročnih planova nastaje grupacija a firma, kako postaje jača, decentralizovana, razbacuje i rizik koji više nije samo na jedno mestu. Tada više ljudi ima posvećenost, ovlašćenja i alate za rad. Decentralizacija preduzetništva je dobra stvar jer tako se ubacuje nova energija u firmu.

Od „go-go“ faze do top forme

Struktura se u jednoj, početnoj fazi pravi od ljudi koji su na raspolaganju i zadaci se daju prema dostupnosti ljudi. Potom sledi „go-go“ faza, kada dolazi do struktuiranja a nakon čega počinje planiranje strukture tri puta veće nego što prihodi mogu izdržati. Važno i osnovno je kreiranje infrastrukture koja izdržava rast bar za te tri godine. Upravljanje je proces koji označava definisanje onoga što želimo da uradimo i konkretno izvršenje toga. Top forma organizacije ima jedinice za pokretanje novih biznisa a strukturu tada čine:

1. Profitni centar – gde prihodi od prodaje eksterno po tržišnim cenama odgovaraju za svoj bilans uspeha
2. Centar potrošnje – koji podržava druge jedinice uslugama koje se ne mogu direktno izračunati
3. Uslužni centar – koji uslužuje više jedinica unutar organizacije i bez profitnog motiva (proizvodnja, transport)

Kako ide posao?

Ideja je imati podbiznise koji imaju svoje podbiznise. Organizacija može biti regionalna, prema grupama klijenata (odnosno njihovim potrebama) ili grupama proizvoda. To zavisi i od veličine firme, ali i od misije, željenog smera kretanja, kao i od stanja na tržištu i sposobnosti. Firma treba da ide u smeru željenog razultata, što struktura mora da podrži zajedno sa razumevanjem šta se dešava oko nas na tržištu. Nema idealne strukture, uvek se bira najbolja kombinacija koja nastaje iz toga - šta se dešava i kako nešto treba napraviti.