Novi Zakon o arhivskoj građi

Arhivska građa, kao dokumentarni materijal koji se trajno čuva, je odabrani izvorni i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, bez obzira na to kada i gde su nastali, i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih, i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani.

Zakon se primenjuje na pravna ili fizička lica koja svojom delatnošću stvaraju materijal koji može biti svrstan u Dokumentarni materijal, i u nekim slučajevima Arhivsku građu. Shodno zakonu, privredna društva svoj prepis Arhivske knjige za 2021. godine dostavljaju nadležnom arhivu početkom 2022. godine, i to najkasnije do 30. aprila 2022. godine.

Prema Zakonu, stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da savesno čuva u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je i da:

1) obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;

2) odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;

3) evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal;

4) predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom;

5) osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;

6) vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu;

7) dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;

8) pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);

9) odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;

10) omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad postupanjem sa arhivskom građom;

11) obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.

Upis u registar arhivske građe

Upis u registar arhivske građe vrši se na osnovu akta o utvrđivanju.

Nadležni arhiv vodi registar arhivske građe.

Arhivska građa, po pravilu, dostupna je za korišćenje nakon isteka roka od 30 godina od dana njenog nastanka.

Pravne posledice nepostupanja po odredbama Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj deltnosti

Novčanom kaznom u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara prediviđena je kazna za lica koja ne poštuju zakonsku regulativu. 

Dana 16.03.2022. godine objavljen je novi Pravilnik o obrascu arhivske knjige (Službeni glasnik Republike Srbije broj 34/2022; u daljem tekstu: „Pravilnik“) koji stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u Službenom glasniku Republike Srbije, odnosno dana 24.03.2022. godine.